Consejos de organización para el trabajo La organización te ayuda a trabajar más rápido, gestionar problemas de manera más eficiente y mantener la motivación. Aquí tienes 15 consejos de organización para los días laborales:
1. Lista de tareas Dedica cinco a diez minutos cada mañana a hacer una lista de tareas, ya sea en papel o digitalmente, para ayudar a centrarte y aumentar la productividad. Añadir tareas diarias a la lista inicial puede ayudarte a mantener la concentración. Algunas personas encuentran una lista de tareas corta con elementos más grandes intimidante, por lo que dividirlos puede ayudarles a evitar la procrastinación.
2. Mantén tu lugar de trabajo limpio. Dedica unos minutos cada noche a limpiar tu escritorio y eliminar elementos innecesarios. Clasifica la basura, guarda los bolígrafos en un cajón u organizador y apila los papeles ordenadamente. Incluso puedes llenar tu botella de agua para evitar problemas por la mañana. Esto también incluye el desorden digital. Cuando hay muchos archivos y aplicaciones en el escritorio, las computadoras se inician lentamente, así que limpiarlos semanalmente y descargar actualizaciones puede evitar bloqueos y lentitud, ayudándote a encontrar aplicaciones y archivos más rápido al día siguiente, sin tener que limpiar primero.
3. Mantente en un horario. Algunas personas trabajan mejor por la mañana, otras por la noche. Descubre cuándo eres más productivo y trabaja en ese momento. Es importante elegir un horario, pero también es importante cumplirlo. Crear hábitos duraderos requiere consistencia. Ser regular con tu rutina puede aumentar la productividad y enseñar a tu cerebro a estar activo.
4. Descansos Tómate de 10 a 15 minutos cada dos horas para estirarte y enfocarte en otra cosa para mantener la energía y la pasión por el trabajo. Si es posible, come lejos de tu escritorio para tomar un descanso del trabajo. Las tareas inesperadas en el trabajo son otra razón para tomar descansos frecuentes. Pequeñas pausas programadas a lo largo del día te ayudarán a superar estos problemas sin sentirte abrumado.
5. Multitarea menos La multitarea parece ser la mejor manera de hacer las cosas, pero no siempre es cierto. En ocasiones, la multitarea puede llevar más tiempo que trabajar en solitario. El trabajo requiere cierta multitarea, pero estar organizado te ayudará a evitar hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
6. Encuentra distracciones La gestión de distracciones es otra forma de organizar tu día laboral. Las distracciones comunes incluyen correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas. Afortunadamente, estas distracciones pueden abordarse. Para mantenerte concentrado y evitar distraerte con nuevos correos electrónicos, programa ciertos momentos para revisarlos. Puedes poner un teléfono distractivo en modo avión o en un cajón para evitar ser distraído por mensajes personales. Estos métodos pueden ayudarte a evitar distracciones y sus efectos que consumen tiempo.
7. Automatiza tareas que puedas. Puedes enviar muchos correos electrónicos o ser distraído por alguien que necesite tu firma. Para ahorrar tiempo y reducir distracciones, automatiza estas tareas con tecnología. Mantén plantillas para correos electrónicos comúnmente enviados para personalizar y enviar. El software de firma digital te permite firmar documentos con un clic. Automatizar tareas te ayuda a mantenerte enfocado y organizado.
8. Ordena tareas por importancia Comienza tu día con la tarea más grande y estresante en lugar de responder correos electrónicos. Esta puede llevar la mayor parte de tu día, pero acelerará los procesos. Comenzar con las tareas más grandes puede llevarte a hacer las más pequeñas rápidamente sin consumir toda tu energía.
9. Planifica tu día por hora Esto es especialmente útil si tienes muchas reuniones durante el día. Programar cosas cada hora puede hacer tu día más predecible y aumentar la productividad al recordarte tu trabajo cuando te distraes.
10. Establece metas y recompénsate Establecer metas puede motivarte a trabajar mejor. Desafíate a ti mismo a desarrollar una lista de tareas diarias para mantener la organización. Establecer metas profesionales puede ayudarte a mantenerte interesado en el trabajo. Establece objetivos para premiarte cuando los alcances. Las recompensas no necesitan ser extravagantes. Pueden ser tan simples como comer un refrigerio después de un esfuerzo considerable. Establecer y reconocer objetivos te ayuda a mantener el enfoque y el compromiso en tu trabajo, por lo que cualquier incentivo que te estimule es beneficioso.
11. Planifica días en "lotes" de trabajo Algunas personas tienen éxito organizando su semana laboral y su día laboral. Si tu trabajo implica llamadas telefónicas y trabajo administrativo, puedes responder llamadas los lunes, miércoles y viernes y trabajar los martes y jueves. Esto te ayuda a concentrarte y maximizar la productividad sin sentir que necesitas cambiar de tareas en cualquier momento. Este método funciona bien para personas detallistas que no les importa realizar la misma tarea durante horas.
12. Encuentra factores estresantes Muchos se retrasan debido a factores estresantes como la auto-duda, el perfeccionismo o la crítica. Tal vez tienes ansiedad por malos comentarios sobre esa tarea recurrente o por perder un plazo importante. Descubrir qué te está estresando puede ayudarte a reducirlo y hacer que las tareas difíciles sean más fáciles. Hablar con tu supervisor o equipo sobre estrategias para mejorar el rendimiento laboral y la satisfacción puede reducir el estrés laboral. Identificar los factores estresantes laborales te permite superarlos y planificar tu día sin temor o procrastinación.
13. Planifica semanal o mensualmente Una lista de tareas diarias te ayuda a realizar actividades diarias, pero una lista más amplia al comienzo de cada semana o mes puede ayudarte a gestionar tu tiempo para alcanzar tus objetivos. Para una fecha límite de fin de mes, crea objetivos semanales para hacer todo a tiempo. Establece metas diarias para desglosar aún más los objetivos. Este método descompone una gran tarea en múltiples tareas más pequeñas para que los objetivos a largo plazo sean más alcanzables.
14. Fomenta la organización con flujos de trabajo actuales Tu lugar de trabajo puede incluir procedimientos o herramientas para ayudarte a organizarte. Muchas aplicaciones de correo electrónico ofrecen un calendario para programar. Algunas aplicaciones de chat contienen recordatorios para ayudarte a mantenerte en el camino. Pregunta a tus compañeros de trabajo o jefes cómo organizan su trabajo y adopta sus métodos.
15. Equilibra tu horario El equilibrio ayuda a la organización a largo plazo. Muchas personas que intentan prácticas organizativas en el trabajo sacrifican el equilibrio entre el trabajo y la vida personal por productividad a corto plazo terminan quemándose. Sin equilibrio, puedes perder tus hábitos organizativos. Afortunadamente, cualquiera de estos métodos puede mejorar la organización en tu lugar de trabajo.